設計開発者が会議や打ち合わせで心がけておきたいこと

開発部門にいると他部署とのやりとりも多く、その分会議や打ち合わせも多くなってきます。企画とは仕様の打ち合わせ、工場とは生産について、知財部とは新設計のパテントについてなど。

だらだら打ち合わせをしていると時間ばかりが過ぎていくので、効率良く実施しなければなりません。

前もって準備しておきたいこと

「段取り８分、仕事２分」といった言葉があるように準備が大切です。

会議までにしっかり準備をすることが大事です。間違ってもノープランで望まないようにしましょう。

目的を明確にしておく

その打ち合わせで何を決めたいのかを明確にしましょう。

打合せ中も改めて確認することで、議論が横道に逸れる事も防止できます。

資料の準備

本番でスムーズに進行できるための資料を準備しましょう。可能であれば事前に配布できると良いです。

大きな会議でない限り細かい体裁を整える必要はないので、内容が分かる程度のもので十分です。

資料は１から作っていると時間掛かりますので、なるべく過去の資料を使い回せないか、など簡単に作れる方法を考えましょう。

会議室の準備

場所の確保をしましょう。その際、プロジェクターやホワイトボードの有無。ペンのインク切れがないかなども確認しておきましょう。

当日になって「ペンが書けない」などであたふたしてしまうと、参加者からは準備不足と思われ信頼を落とします。

会議当日にこころがけたいこと

少し早めに準備を

自分が主催者であれば少し早めに場所へ行き、準備しておきましょう。

備品などの再チェックも実施しておくとよいでしょう。その程度ならば１分程でできるはずです。

全員に聞こえる声で進行を

新人にありがちですが、仕事についてまだまだ自信を持てないことで自然と声も小さくなりがちです。

大声上げろとまではいいません。せめて参加者全員にしっかり聞こえるだけのボリュームで話しましょう。細かい進行の技術は経験しているうちについてきます。

メモをとっておく

意見などをメモにとっておきましょう。

最近はボイスレコーダーを準備する人もいますが、後から聞きなおさなければならないので、余計な時間がかかるためおすすめしません。

古典的な方法ですがメモが一番です。

もっというなら、先に議事録フォーマットを用意しておき、そこに書き込みそれを議事録としてしまいましょう。

そこまで大きい会議ではないなら体裁はいりません。ポイントが分かれば十分です。

会議後には

議事録を送付しましょう。上記の通り会議中に作ってしまうのがベストですが、進行もしていると慣れないと中々難しいです。会議後に別途作成して送付してもよいでしょう。

ただし送付は出来る限り早くしましょう。当日中、遅くとも次の日には送りたいところです。

みなさん忙しいので、忘れられてしまう前に送付して動いてもらいましょう。

議事録には発言内容とその回答はもちろん、それを受けて「誰が」「いつまでに」「何をやるか」を書いておくことが重要です。

責任者と納期を明確にして早く確実に仕事が進むようにしましょう。

色々と書きましたが、恐らく誰でも知っていて当たり前な内容に見えるでしょう。ですが、これを完璧に実践できている人はそう多くないのが現実です。

周りをみても仕事ができる人ほどこのような基礎を確実に早く実施しています。

せっかく時間を割いて実施するので、小さい会議でもしっかり成果を出すように心がけていきましょう。

樹脂設計技術者の日々

樹脂や金属部品の設計について書いていきます。